Como fazer ficha catalográfica de livro: quem faz, onde pedir e quanto custa

Quem pode fazer a ficha do seu livro?

Quem assina é o critério que decide, e o caminho vem depois dele. A NBR 6029:2023 exige abaixo da ficha o nome e o número do CRB do bibliotecário que catalogou, e a Resolução nº 184/2017 do Conselho Federal de Biblioteconomia exige o número no CRB abaixo das fichas de publicações de qualquer natureza. Com essa exigência, três caminhos levam a uma ficha assinada e um quarto não serve ao livro. O guia sobre ficha catalográfica, CIP e depósito legal situa a lei e a norma, e esta tabela compara os caminhos:

Ficha montada no Word, pelo diagramador ou por um gerador sem bibliotecário não atende à norma nem à resolução. Para quem ainda não tem ISBN, a CBL deixa pedir a ficha no mesmo processo, e quanto os dois somam está no guia sobre ISBN e ficha catalográfica.

Como pedir a ficha na CBL, passo a passo?

Cadastre-se no Portal de Serviços da CBL e escolha uma das duas entradas. Com o ISBN ainda por tirar, peça a ficha no mesmo processo, e o prazo de 24 horas passa a contar da emissão do ISBN. Com o ISBN já emitido, entre em "Minhas publicações", localize o ISBN da obra, clique no número e, na tela seguinte, selecione "Adquirir Ficha Catalográfica".

Envie junto o material da obra: no mínimo as quinze primeiras páginas, com folha de rosto, página de créditos e textos introdutórios, para o bibliotecário ler e classificar. A obra não precisa estar com o miolo fechado, porque a ficha da CBL é feita antes da publicação e, por isso, sai sem número de páginas. Abaixo, os dados que a ficha da CBL leva e o material que ela pede, num bloco só; copie e preencha antes de abrir o portal:

PEDIDO DE FICHA CATALOGRÁFICA
Título e subtítulo: ____________________
Autor(es), organizador(es): ____________ (até 7 nomes; acima disso a CBL escreve "vários autores")
Editora: ____________ (ou "Edição do Autor", se você publica sem editora)
Local de publicação: ____________
Ano: ______ Edição: ______
Formato: ( ) impresso ( ) e-book ( ) outro: ______
ISBN deste formato: ____________________
Titular: ( ) CPF ( ) CNPJ (o mesmo do ISBN)
Palavras-chave sobre o tema da obra: ____________
Anexo: as 15 primeiras páginas (folha de rosto, créditos, introdução)

Três campos amarram o pedido a regras da CBL. A ficha mantém sempre a titularidade do ISBN, que não passa de CPF para CNPJ depois de emitido. A CBL cataloga até sete nomes. E cada nova edição, cada formato (o e-book de uma obra impressa) e cada idioma novo pedem outra ficha. As palavras-chave podem sair trocadas por termos de um vocabulário padronizado, e a ficha de obra em outro idioma sai em português.

Se algum dado estiver errado, peça a alteração dentro do prazo, porque a ficha emitida não se cancela. O PDF volta pronto, e a CBL pede que o formato não seja alterado.

Como é a ficha por dentro e onde ela entra no livro?

Ponha a ficha no verso da folha de rosto, onde a NBR 6029:2023 manda pôr os dados de catalogação na publicação, no canto inferior direito, como orienta a CBL. No e-book, a ficha leva a indicação de livro eletrônico e o formato. Pela CBL, a ficha traz doze campos, que o bibliotecário preenche a partir do pedido e do material da obra:

1. CIP, o cabeçalho de dados internacionais de catalogação na publicação.
2. Nota de catálogo, de que a obra pertence ao catálogo da CBL.
3. Título e subtítulo, como na folha de rosto.
4. Autores, até sete nomes, entre autores, coordenadores e organizadores; acima disso entra "vários autores" em nota.
5. ISBN do formato catalogado; no e-book entram "livro eletrônico" e o formato.
6. Assuntos, tirados das palavras-chave do pedido e trocados por termos de um vocabulário padronizado.
7. Número da edição.
8. Editora, ou "Edição do Autor" quando o autor publica sem editora.
9. Local de publicação.
10. Classificação por assunto: CDD na maioria das obras, CDU em livros de Direito e NLM em medicina.
11. Número da ficha.
12. Índice para catálogo sistemático.

Nas fichas da CBL não entra o número de páginas.

A prova é uma ficha publicada. Em Machado de Assis Lado B (Editora Unifal-MG, 2024), e-book de contos de Machado organizado por Marinara de Cássia Simões de Faria, a página de créditos traz esta ficha, feita pelo sistema de bibliotecas da universidade:

Dados Internacionais de Catalogação-na-Publicação (CIP)
Sistema de Bibliotecas da Universidade Federal de Alfenas
Biblioteca Central – Campus Sede
Ficha Catalográfica elaborada por
Marlom Cesar da Silva Bibliotecário-Documentalista CRB6/2735

Machado de Assis.
   Machado de Assis Lado B / Machado de Assis;
organizadora: Marinara de Cássia Simões de Faria. – Alfenas-
MG : Editora Unifal-MG, 2024.
   117 p.
   ISBN: 978-65-982179-9-0 (E-book) (Selo Delas)

   1. Literatura Brasileira. 2. Contos. I. Faria Marinara de
Cássia Simões de (org). II. Título.

                                   CDD- B869.93

O que é cada linha da ficha está em ficha catalográfica: exemplo e modelo. Nesta, da Unifal, o nome do bibliotecário e o CRB vêm no alto, acima da ficha; a NBR 6029:2023 os pede abaixo dela, e é essa a posição a conferir na ficha do seu livro. O número de páginas aparece aqui, mas a CBL não o põe nas fichas que emite. Os mesmos dados da Unifal, no formato do pedido acima, ficam assim:

Título e subtítulo: Machado de Assis Lado B
Autor(es), organizador(es): Machado de Assis (autor); Marinara de Cássia Simões de Faria (organizadora)
Editora: Editora Unifal-MG
Local de publicação: Alfenas-MG
Ano: 2024
Formato: e-book
ISBN deste formato: 978-65-982179-9-0
Palavras-chave sobre o tema da obra: literatura brasileira; contos
Anexo: as 15 primeiras páginas (folha de rosto, créditos, introdução)

Com esses dados e as quinze primeiras páginas, o bibliotecário define os assuntos e a classificação lendo a obra. Numa ficha da CBL, o resultado sai sem o número de páginas e com o número da ficha e o índice para catálogo sistemático. Edição e titular ficam com os dados do seu ISBN.

Qual caminho escolher e o que conferir antes de publicar?

Escolha a CBL quando quiser a ficha em até 24 horas e pelo preço de tabela, R$ 68,60 na conferência de 18/10/2026, sabendo que ela sai sem o número de páginas, em PDF que não se altera e na mesma titularidade do ISBN. Escolha o bibliotecário autônomo quando quiser conversar sobre assuntos e título com quem assina, e peça o nome e o número no CRB, registrado e ativo, antes de pagar. Escolha a editora universitária quando o livro for dela.

Com o PDF na mão, confira título, nomes, edição, ano e ISBN contra a folha de rosto e peça a correção dentro do prazo se algo divergir. Cada nova edição, formato ou idioma pede outra ficha. O que fica na mão é o PDF da ficha, conferido, pronto para entrar no canto inferior direito da página de créditos.